Potilastietojen käsittely perustuu lakiin ja potilaan suostumukseen. Potilas- ja asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään potilaan hoidossa, asiakaspalvelussa ja asiakaspalautteen keräämiseen sekä muissa lain ja suostumusten mukaisissa käyttötarkoituksissa.

Oikeusperusteet
Tietosuojalaki 5.12.2018/1050, EU:n yleinen tietosuoja-asetus, Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) ja Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys
Tiedot ovat salassa pidettäviä.
 

Rekisterin sisältämät tiedot:
- potilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot
- alaikäisen potilaan huoltaja
- potilaan tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät terveystiedot sekä esitiedot
- mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet
- potilaan hoidossa syntyvät tutkimustulokset.

Sähköisen rekisterin lisäksi ylläpidetään erillistä paperilla olevaa perustietorekisteriä.
 

Potilastietoja voidaan luovuttaa:
- potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella
- nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
 

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja tietoja käsitteleviä säätiön palveluksessa olevia työntekijöitä ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyäkin. Lisäksi säätiön työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (Työsopimuslaki 26.1.2001/55, 3. luku 4 §).

Oikeusperusteet
Tietosuojalaki 5.12.2018/1050, EU:n yleinen tietosuoja-asetus, Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) ja Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Potilastietoja voi käyttää ainoastaan Kuopion liikuntalääketieteen tutkimuslaitoksen henkilökunta siinä laajuudessa kuin työntekijän työtehtävät sitä edellyttävät. Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Vanhat ja mahdollisesti sähköisen potilastietojärjestelmän ohella syntyvät paperikortistot pidetään Kuopion liikuntalääketieteen tutkimuslaitoksella lukitussa kaapissa ja arkistossa.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys
Tiedot ovat salassa pidettäviä.
 

Potilastietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöön pohjautuvia Terveysliikunnan ja ravinnon tutkimussäätiön tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja virustorjuntaohjelmalla.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.
 

Tieteellisessä tutkimuksessa ei yleensä käytetä evästeitä. Niiden mahdollisesta käytöstä tiedotetaan erikseen jokaisen tutkimushankkeen yhteydessä. Terveysliikunnan ja ravinnon tutkimussäätiö käyttää kuitenkin evästeitä (”cookies”) nettisivuillaan.

Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä.

Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.

Evästeiden avulla kerätään seuraavan laisia tietoja:
- vierailijan IP-osoite
- vierailun ajankohta
- selatut sivut ja sivujen katseluajat
- vierailijan selain.

Vierailevan käyttäjän oikeudet
Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.

Google Analytics
Säätiön sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Kerättävästä datasta ei voida yksilöidä tietoja yksittäiseen käyttäjään tai henkilöön. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi osoitteessa https://www.google.com/settings/ads. Google Analytics seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä Chrome-selaimen lisäosalla.
 

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut. Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterin vastuuhenkilö päättää, onko rekisteröidyn vaatimus tiedon korjaamisesta oikeutettu. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä potilasasiakirjoihin.
 

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Terveysliikunnan ja ravinnon tutkimussäätiöön sähköpostitse kultu@kultu.fi tai puhelimitse 017 288 4422.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn (työntekijä, yksityishenkilö, hallitus, yritys, yhdistys tms.) ja Terveysliikunnan ja ravinnon tutkimussäätiön väliseen työ- tai yhteistyösopimukseen tai asiakkaan antamaan suostumukseen, toimeksiantoon tai muuhun asialliseen yhteyteen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
- Työsuhteen hoitaminen
- opintoasioiden hoitaminen
- tieteellisiin kokouksiin osallistuminen
- luottamustoimen hoitaminen
- asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
- viestinnän, toteuttaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta.

Oikeusperusteet 
Tietosuojalaki 5.12.2018/1050, EU:n yleinen tietosuoja-asetus, Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys
Tiedot ovat salassa pidettäviä.
 

Ulkoistetut palvelun tuottajat, kuten esimerkiksi työterveyshuolto ja tilitoimisto saavat käyttöönsä tarvittavat tiedot joko henkilön itsensä luovuttamina tai yhteistyösopimukseen perustuen. Tietoja luovutetaan myös vakuutusyhtiöille.

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
 

Rekisterin tiedot säilytetään digitaalisessa muodossa Kuopion liikuntalääketieteen tutkimuslaitoksen verkkolevyllä. Paperimuodossa olevat henkilötiedot säilytetään Kuopion liikuntalääketieteen tutkimuslaitoksella lukitussa kaapissa tai arkistossa.

Tietoja säilytetään työ/yhteistyösuhteen ajan ja sen jälkeen lain määräämä aika.
 

Rekisteritietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöön pohjautuvia Terveysliikunnan ja ravinnon tutkimussäätiön tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja virustorjuntaohjelmalla.

Henkilötietojen käyttö perustuu työsuhteeseen. Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.
 

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterin vastuuhenkilö päättää, onko rekisteröidyn vaatimus tiedon korjaamisesta oikeutettu. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä potilasasiakirjoihin.
 

- Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmentaa ennen toimenpiteisiin ryhtymistä.

- Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

- Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Toiselle rekisterin pitäjälle siirrettäessä tulee olla rekisteröidyn kirjallinen suostumus.
 

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Terveysliikunnan ja ravinnon tutkimussäätiöön sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@kultu.fi tai puhelimitse 017 288 4422.

Terveysliikunnan ja ravinnon tutkimussäätiö, (Kuopion liikuntalääketieteen tutkimuslaitos, Haapaniementie 16, 70100 Kuopio), sen alaisuudessa toimiva tutkija tai tutkimusryhmä.

Tieteellisessä tutkimuksessa rekisterinpitäjän rooli riippuu siitä, kuka missäkin tutkimushankkeessa määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot. Jokaisen tutkimushankkeen osalta määritellään erikseen rekisterinpitäjä. Tutkimusaineistojen suojauksesta, säilyttämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä tiedotetaan erikseen jokaisen tutkimushankkeen yhteydessä. 

Toiminnanjohtaja Pirjo Komulainen, puh. 044 5622044,
pirjo.komulainen@kultu.fi

Terveysliikunnan ja ravinnon tutkimussäätiön perustehtävä on tieteellinen tutkimus. Säätiön jokaisessa tutkimushankkeessa määritellään erikseen rekisteritietojen käsittelyn tarve ja siitä tiedotetaan tutkittavia erikseen.  Rekisterin käyttötarkoitus on tutkimustiedon kerääminen sekä mahdollinen asiakaspalautteen kerääminen.

Oikeusperusteet
Tietosuojalaki 5.12.2018/1050, EU:n yleinen tietosuoja-asetus, Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) ja Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys
Tiedot ovat salassa pidettäviä.
 

Rekisteri muodostuu tutkimusyhteistyökumppaneiden yhteystiedoista, tutkimukseen osallistuvien henkilöiden tiedoista sekä tilastointitiedoista. Jokaisessa tutkimushankkeessa määritellään erikseen kerättävät henkilötiedot ja niistä tiedotetaan tutkittaville erikseen.

Lähtökohtaisesti henkilötietoja sisältäviä tutkimusaineistoja ei luovuteta tutkimusryhmien ulkopuolelle. Jokaisessa hankkeessa tietojen siirroista ja luovutuksista tiedotetaan erikseen.

Rekisteritietoja saatetaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirrot tehdään noudattaen EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädettyjä suojatoimia ja niistä tiedotetaan erikseen jokaisen tutkimushankkeen yhteydessä. 

Rekisteritietoja säilytetään tutkimuksen ajan, ja tutkimuksen päättymisen jälkeen tutkimusaineistosta joko poistetaan henkilötiedot tai aineisto arkistoidaan henkilötietoineen. Jokaisen henkilötietoja käsittelevän tutkimushankkeen yhteydessä tutkittavia tiedotetaan erikseen henkilötietojen säilytysajoista. 

Rekisterin tiedot säilytetään digitaalisessa muodossa Kuopion liikuntalääketieteen tutkimuslaitoksen verkkolevyllä. Paperimuodossa olevat henkilötiedot säilytetään Kuopion liikuntalääketieteen tutkimuslaitoksella lukitussa kaapissa tai arkistossa.
 

Rekisteritietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöön pohjautuvia Terveysliikunnan ja ravinnon tutkimussäätiön tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja virustorjuntaohjelmalla.

Tietojen käyttö perustuu työsuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen (esim. tutkimusryhmään kuuluminen). Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja tietoja käsitteleviä säätiön palveluksessa olevia työntekijöitä ja tutkimusryhmän jäseniä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyäkin. Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.

Tieteellisessä tutkimuksessa ei yleensä käytetä evästeitä. Niiden mahdollisesta käytöstä tiedotetaan erikseen jokaisen tutkimushankkeen yhteydessä. Terveysliikunnan ja ravinnon tutkimussäätiö käyttää kuitenkin evästeitä (”cookies”) nettisivuillaan.

Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä.

Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.

Evästeiden avulla kerätään seuraavan laisia tietoja:
- vierailijan IP-osoite
- vierailun ajankohta
- selatut sivut ja sivujen katseluajat
- vierailijan selain.

Vierailevan käyttäjän oikeudet
Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.

Google Analytics
Säätiön sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Kerättävästä datasta ei voida yksilöidä tietoja yksittäiseen käyttäjään tai henkilöön. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi osoitteessa https://www.google.com/settings/ads. Google Analytics seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä Chrome-selaimen lisäosalla.

Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyn on myös oikeus saada potilastietojärjestelmästä tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja. Tarkastuspyyntö tulee tehdä rekistereistä vastaavalle henkilölle sähköpostitse osoitteeseen kultu@kultu.fi. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella.  Rekisterin vastuuhenkilö päättää, onko rekisteröidyn vaatimus tiedon korjaamisesta oikeutettu. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä potilasasiakirjoihin.
 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Terveysliikunnan ja ravinnon tutkimussäätiöön sähköpostitse osoitteeseen kultu@kultu.fi tai puhelimitse 017 288 4422.